Concept verslag Algemene Ledenvergadering 5 oktober 2021

Locatie: Walburgiskerk, ‘s Gravenhof te Zutphen

1. Opening
De voorzitter, Hans Meininger, opent de 58e algemene ledenvergadering van de Vereniging Vrienden Musea Zutphen en heet de aanwezigen van harte welkom. Een speciaal welkom aan Tiana Wilhelm en Tom van Beurden, vertegenwoordigers van de musea, Cor Witbraad, oud voorzitter, en Hans van Uhm, ledenondersteuner bij de  presentatie.

Tijdens deze vergadering wordt verantwoording afgelegd van het gevoerde beleid en de bijbehorende financiële aangelegenheden; een soort ‘Prinsjesdag’ voor de Vriendenvereniging.
Net als in 2020 is vanwege de Coronapandemie besloten de vergadering in het najaar te houden. Vanwege deze pandemie kon het bestuur minder organiseren dan in normale omstandigheden. Wat er wel doorging is terug te vinden in het jaarverslag van de secretaris.

Aan de agenda wordt een punt 3b toegevoegd t.w. Benoeming en herbenoeming bestuursleden.
Deze vergadering is de laatste voor Hans Meininger als voorzitter. De twee statutaire termijnen van vier jaar zijn verstreken; hij legt aan het eind van de vergadering zijn bestuurslidmaatschap neer en draagt zijn taken met vertrouwen over aan een nieuw bestuur.

2. Vaststelling verslag Algemene ledenvergadering d.d. 6 oktober 2020
Bovenvermeld verslag geeft geen aanleiding tot vragen en op- en/of aanmerkingen en wordt aldus vastgesteld.

3-a Jaarverslag 2020 door secretaris Yvonne Burgersdijk
Bovenvermeld verslag geeft eveneens geen aanleiding tot vragen en op- en/of aanmerkingen en wordt vervolgens, met dank aan de secretaris, goedgekeurd en vastgesteld.

3-b Herbenoeming Helga van den Enk en benoeming Loes Kooij
De voorzitter vraagt de aanwezige leden om instemming met de herbenoeming van Helga van den Enk als bestuurslid van de vereniging in verband met het verlopen van haar eerste termijn van vier jaar. De voorzitter deelt vervolgens mee dat het bestuur er na twee jaar in geslaagd is de vacature van penningmeester te vervullen in de persoon van Loes Kooij uit Rheden, tevens Vriend van onze vereniging. Loes krijgt de gelegenheid zich aan de aanwezige leden te presenteren en vervolgens wordt met enthousiasme instemming met de benoeming van beide bestuursleden verkregen. 

4-a Rekening en verantwoording over het boekjaar 2020
De voorzitter vermeldt dat de verslaglegging ook dit jaar weer verricht is door Vriend Chris Wortel, die wegens ziekte niet aanwezig kan zijn. Hij zal later apart worden bedankt. 

De voorzitter geeft aan de hand van een presentatie van onderdelen van de jaarrekening 2020 een toelichting op de diverse posten. Daarbij komt o.a. aan de orde de contributie die door het niet invoeren van een verhoging iets lager uitgevallen is, de toezending per post waarvoor een bedrag van € 10,– wordt geheven, het minder aantal georganiseerde  Vriendenactiviteiten waardoor minder is uitgegeven en de diverse aankopen ten behoeve van de musea. 

4-b Verslag van de kascommissie
Op 28 september 2021 heeft de kascommissie bestaande uit Frank ter Borg en bij afwezigheid van reservelid Cocky Camper en Elsbeth Vankerk volgens art 10 lid 4 van de statuten de administratie en de jaarrekening besproken. Namens het bestuur waren aanwezig Hans Meininger, Marieke Gitz en Hans la Rose. Het bestuur werd door het ontbreken van een penningmeester bijgestaan door Chris Wortel die als Vriend en vrijwilliger de administratie en verslaglegging over 2020 op zich heeft genomen. De kascommissie heeft alle stukken tijdig ontvangen en zich goed kunnen voorbereiden. De jaarrekening is steekproefsgewijs gecontroleerd. De vragen en opmerkingen van de kascommissie zijn schriftelijk ingediend en naar tevredenheid beantwoord.
Tevens is een uit het verleden stammend verschil tot een bedrag van € 382,45 gecontroleerd en is daarvoor een verklaring gegeven. De kascommissie is ervan overtuigd dat dit bedrag nu correct in het beginvermogen 2019 is verwerkt.
Het geheel zag er verzorgd en overzichtelijk uit. Ter verbetering is een aantal adviezen/suggesties gedaan t.w.
– het vragen naar aankoopbewijzen van gesubsidieerde transacties, 
– het invoeren van de keuze tussen automatisch betalen of extra betalen voor Vrienden die niet automatisch hun contributie betalen, 
– de € 10,– voor het verzenden per post financieel-technisch beter in aftrek brengen dan  nu gebeurt en
– de administratie/ledenlijstgrondig doornemen en zo nodig opschonen. Dit na het aantreffen van namen van Vrienden in de ledenlijst die reeds waren overleden. 
Daarnaast is instemming betuigd met het opvolgen van de door de vorige commissie gegeven adviezen over het aankoopbeleid en een vergoeding van verzending per post.

4-c Goedkeuring jaarrekening 2020 en décharge bestuur
De kascommissie verklaart dat de gepresenteerde stukken een getrouw beeld geven van het financiële reilen en zeilen van de vereniging in het boekjaar 2020. Eveneens is de aanpassing van het boekjaar 2019 akkoord bevonden. De kascommissie beveelt de ALV derhalve aan het bestuur décharge te verlenen.
Vervolgens wordt instemming en goedkeuring verleend op de jaarrekening over 2020 van de Vereniging Vrienden Musea Zutphen .

4-d Begroting 2022
De voorzitter geeft een korte toelichting op de begroting voor 2022 waarbij de post Marketing & PR opvalt aangezien deze nu voortvarend moet en zal worden opgepakt. Verder zal de post van € 1.000,– voor (externe) administratie worden geschrapt nu de vereniging erin geslaagd is een nieuwe penningmeester te vinden. Vervolgens wordt instemming op de begroting voor 2022 verkregen.

4-e Benoeming nieuw lid en reservelid kascommissie
Aangezien Frank ter Borg aftredend is, wordt een nieuw lid – naast Elsbeth Vankerk  – benoemd t.w. Cocky Camper. Don Goossens wordt benoemd als reservelid van de kascommissie.

5 Rondvraag
Hans la Rose spreekt zijn waardering uit voor de inzet van Hans van Uhm voor zijn assistentie bij de presentatie van de jaarcijfers.

6 Sluiting
Hans Meininger bedankt de aanwezige Vrienden voor hun deelneming en inbreng aan deze vergadering en neemt vervolgens afscheid als voorzitter, waarna de vergadering wordt gesloten.

Aansluitend aan de vergadering spreekt Helga van den Enk Hans Meininger toe met wie zij als secretaris heeft samengewerkt. 
Gememoreerd worden o.a. zijn bijzondere inzet met betrekking tot het Cultureel Cursusprogramma, de verbouwing van het Hof van Heeckeren en zijn initiatieven zoals het Bezoek aan de Buren en de opzet van het Vriendencafé, want het moet naast zinvol, vooral ook leuk zijn om lid te worden van onze vereniging en daar horen dit soort activiteiten bij. Hans houdt van kunst, deelt dit graag en met zijn vertrek verdwijnen ook zijn gezellige aanwezigheid en de nodige kennis. Gelukkig mogen wij een beroep hierop blijven doen. 
Hans wordt nogmaals bedankt voor zijn inzet, passie en gedrevenheid, hetgeen met de overhandiging van een boeket bloemen wordt onderstreept. 

Vervolgens richt Tiana Wilhelm, directeur van de Musea Zutphen zich tot Hans Meininger met nogmaals een woord van dank en het memorabele “Go slowly and come back quickly” om vervolgens over te gaan in een voordracht met als thema ‘Museumliefde in tijden van Corona’ . Er wordt een blik gegeven op de afgelopen periode en een tipje van de sluier opgelicht over de plannen van de musea voor de komende jaren w.o. een onderzoek naar de rol van een stadsmuseum. Ook wordt verwezen naar het  Bedrijfsplan 2022 – 2025 en de oprichting van een Programmaraad waarin deelnemers uit alle gelederen zullen participeren. 
Er wordt eveneens nadrukkelijk gewezen op het belang van de Vrienden voor de musea. Zij worden graag gezien als ambassadeurs die mensen meenemen naar de musea en Tiana geeft ook de vraag mee hoe de Vrienden en de museumbezoekers te verjongen?

Na beantwoording van een aantal vragen geeft Tiana de microfoon aan Tom van Beurden die Hans Meininger bedankt voor de prettige samenwerking en de aanwezigen tot slot nog meedeelt dat er plannen zijn om de besturen van zowel de Vrienden als de musea bij elkaar te laten komen om te bekijken wat deze nog meer voor elkaar zouden kunnen betekenen.

YB

2021-10-05