Verslag Algemene Ledenvergadering Vrienden Musea Zutphen op 20 maart 2023
Locatie: Auditorium  Zutphense Musea te Zutphen

1. Opening
De plv voorzitter, Helga van de Enk, opent de vergadering en heet de aanwezige Vrienden welkom. Met een speciaal welkom voor Berry Nooren die als ICT-adviseur het bestuur van de Vrienden de komende tijd zal bijstaan. Voorzitter Hans la Rose is verhinderd wegens ziekte.

2. Vaststelling verslag Algemene ledenvergadering d.d. 31 mei 2022.
Het verslag geeft geen aanleiding tot vragen en op- of aanmerkingen en wordt aldus vastgesteld.

3.  Jaarverslag 2021
Het jaarverslag geeft geen aanleiding tot vragen en op- of aanmerkingen en wordt vastgesteld. Gelukkig konden veel activiteiten voor de Vrienden weer doorgang vinden. Ook werden financiële bijdragen geleverd voor de restauratie van twee museumstukken: het schilderij van Margot van Hasselt en de globe van Langren.
Er is een nieuwe Vriendenfolder. De voorzitter vraagt iedereen om deze uit te delen en nieuwe Vrienden te werven.
Met een applaus voor de vrijwilligers, voor wie het bestuur van de Vrienden steeds zijn waardering uitspreekt in het jaarverslag, wordt dit agendapunt afgesloten.

4. Verslag penningmeester
a. Rekening en verantwoording over het boekjaar 2022
b. Verslag kascommissie
c. Goedkeuring jaarrekening 2022 en decharge bestuur
d. Begroting 2023
e. Benoeming nieuw lid en reservelid kascommissie

De penningmeester Loes Kooij licht verschillende posten in de jaarrekening 2022 toe. Het bestuur hoopt de dalende tendens in de inkomsten te kunnen keren door de werving van nieuwe Vrienden. Bij toenemende inkomsten zijn weer meer activiteiten mogelijk en dan wordt het Vriend-zijn weer aantrekkelijker. 

Op een vraag van Pieter Arkesteijn waarom de aankoopvoorstellen van 2 werken van Willem den Ouden niet zijn gehonoreerd door het bestuur geeft de penningmeester aan dat met het oog op het banksaldo het bestuur heeft overwogen dat men ruimte wilde houden voor nieuwe aankopen onder de nieuwe directeur. Na aankoop van de werken van Den Ouden zou daar weinig financiële ruimte voor zijn.
De bankkosten die erg hoog worden gevonden zijn door het bestuur van de Vrienden helaas niet beïnvloedbaar.
Hans Roosen vraagt te bezien of het Muntenfonds niet bij de Algemene Reserve kan worden gevoegd. Er wordt al 20 jaar niets mee gedaan. Het bestuur zal dit bekijken.
Cocky Camper vindt het vreemd dat het restauratiebedrag voor Margot van Hasselt in het jaarverslag lager is dan in het overzicht van Activa en Passiva. Volgens de penningmeester wordt het verschil veroorzaakt door de BTW die over het bedrag is geheven. Over de noodzaak daarvan is nog discussie gaande. Bekeken wordt of het jaarverslag hierop moet worden aangepast.

Verslag van de kascommissie en goedkeuring jaarrekening 2022
De kascommissie bestaande uit Elsbeth Vankerk en Frans Spuijbroek heeft volgens art 10 lid 4 van de statuten de administratie en de jaarrekening besproken. Namens het bestuur waren aanwezig Loes Kooij (pm), Marieke Gitz en kandidaat-bestuurslid Lia van Rijen. De kascommissie heeft geconstateerd dat de financiële stukken een getrouw beeld geven van het financiële reilen en zeilen van de vereniging in het boekjaar 2022.
Op verzoek van de kascommissie wordt instemming en goedkeuring verleend op de jaarrekening over 2022 en wordt decharge verleend aan het bestuur.

Als kandidaat-lid van de kascommissie ter vervanging van Elsbeth Vankerk melden zich Bert Arends en Frank ter Borg. Frans Spuijbroek blijft beschikbaar als reservist. Don Goosens was in 2022 reservelid en blijft beschikbaar als lid.

Verhoging contributie
De laatste contributieverhoging vond plaats in 2018. Het bestuur stelt voor de contributie per 1-1-2024 te verhogen naar 25,00 voor 1 persoon en 35,00 voor een duolidmaatschap.
Op voorstel van Elsbeth Vankerk wordt met instemming van de meerderheid van de ALV het duolidmaatschap verhoogd naar 37,50, dwz een verhoging met 2,50 per persoon. 

5. Wijzigingen in samenstelling bestuur Vrienden
Helga van de Enk, Marieke Gitz en Johanna Prick hebben tijdig aangegeven het bestuur te willen verlaten. Er zijn goede opvolgers gevonden die ook al kortere of langere tijd meelopen om ingewerkt te worden. De vertrekkende bestuursleden worden ieder met een persoonlijk woord bedankt voor hun jarenlange inzet. 

6. Introductie drie aspirant-bestuursleden
Lia van Rijen, Paul Valk en Sascha Adema stellen zich kort voor aan de ALV, waarna zij met algemene instemming worden benoemd tot lid van het bestuur van de Vrienden.

7. Rondvraag
Frank ter Borg vraagt of de procedure rond een aankoopvoorstel van de directie is vastgelegd. De voorzitter bevestigt dat er een Nota Aankoopbeleid is.
Frank ter Borg verzoekt de directie met klem om dit jaar een bijdrage van de Vrienden voor een aankoop te vragen.
Pieter Arkesteijn is blij met de komst van de nieuwe directie en stelt voor dit te markeren met de periodieke organisatie van een zogenaamd Kunstcafé waarin een kunstfilm vertoond zou kunnen worden. De organisatie zou gelegd kunnen worden bij een uit Vrienden bestaande commissie . Het bestuur zal de uitvoering van dit voorstel onderzoeken.

8. Sluiting ALV
De plv voorzitter sluit hierna het officiële gedeelte van de Algemene Ledenvergadering.

• Mededelingen vanuit de Musea Zutphen
  Directeur Paulo Martina geeft een impressie van wat dit jaar te gebeuren staat, met name aan exposities. Daarnaast is hij doende met de formalisering van het aankoopbeleid met aandacht voor onder meer  een stappenplan en motivatie. 
• Na de pauze geeft Constant Willems een boeiende presentatie over de totstandkoming van de Stadsmaquette Zutphen 1485, gebaseerd op stadsplattegronden, kadasterkaarten, oude prenten en andere archiefstukken. Een heus monniken-werk, dat 5 jaar in beslag heeft genomen.

– JP –