Datum: 20 november 2014.
Locatie: Witte Vleugel van het oude Stadhuis te Zutphen
1. Opening
De voorzitter, de heer Cor Witbraad, opent de vergadering en heet de ongeveer 60 aanwezigen van harte welkom. Hij toont zich verheugd over de grote belangstelling die zeker ook te maken heeft met de uitreiking van de Vriendenprijs na afloop van het officiële gedeelte van deze vergadering. In het bijzonder verwelkomt hij het erelid de heer A. de Zeeuw. Het erelid Mevrouw W.H. Schut kan tot haar spijt niet aanwezig zijn. Oud-voorzitter Ton Luijten is verhinderd. Ook enkele leden hebben zich afgemeld. De voorzitter staat een ogenblik stil bij het overlijden van een aantal leden. In het bijzonder herdenkt hij mevrouw Emmy Tamminga die van 1995 tot 2005 bestuurslid was van de vereniging en enige weken geleden op jonge leeftijd is overleden.
Vooruitlopend op de behandeling van het jaarverslag geeft hij een korte terugblik op het voorbije verenigingsjaar. Hier stonden de ontwikkelingen rond het Broederenklooster centraal. Het doorgaan van dit project in de oorspronkelijke opzet lijkt onwaarschijnlijk. Het bestuur betreurt dit, maar zal zich blijven inzetten om tot een adequate oplossing te komen. Het plan ’s Gravenhof lijkt een realistische optie.
Via het Vriendenbulletin, het Vriendencafé en de Vriendentap op de site van de Musea zijn de leden zo goed mogelijk geïnformeerd over het reilen en zeilen van de Musea en van de vereniging. De Vrienden konden elkaar én het bestuur ontmoeten tijdens openingen, rondleidingen, lezingen en de excursies, dit jaar Schiedam en Laren. Bij deze activiteiten geldt dat zij financieel bezien zichzelf moeten bedruipen. De kosten worden gedekt uit de deelnameprijs.
Vrienden konden ook deelnemen aan de cursussen waarvoor wordt samengewerkt met de Vrije Academie, voor het eerst op initiatief van het bestuur in Zutphen, U3L (Universiteit voor de derde leeftijd, vroeger HOVO Overijssel), Helikon en Edith Meijering. De Vrienden krijgen een korting op de cursusprijs.
In het kader van een betere en vooral snellere communicatie zal vandaag de eigen website worden gelanceerd. Ook heeft de vereniging zich aangesloten bij het Cultuurhistorisch Platform waarbinnen een aantal Zutphense organisaties op het gebied van cultuur, historie en erfgoed samenwerken.
Voorzitter Cor Witbraad sluit af door er op te wijzen dat de primaire taak van de vereniging ligt in het het ondersteunen van de musea met name bij het doen van aankopen ter aanvulling van de eigen collectie. Het afgelopen jaar zijn twee aankopen door de Vrienden gefinancierd; een aardbeienschaaltje en een dienblad.
2. Korte schets museumactiviteiten
Door mevrouw Tiana Wilhelm, directeur Musea Zutphen, wordt verslag gedaan van de ontwikkelingen rond de beide musea in het voorbije verenigingsjaar. Met trots toont zij een onderscheiding, de zilveren haring, die zij namens de Musea in ontvangst mocht nemen van het Zutphense bedrijfsleven als blijk van waardering voor de tentoonstelling Rembrandt in Zwart en Wit. Deze tentoonstelling die door 12.000 liefhebbers werd bezocht heeft veel betekend voor de uitstraling van Zutphen. Ze toont zich zeer tevreden met het bezoekersaantal van naar verwachting ruim 35.000 in het afgelopen jaar. Onze musea nemen in de rangorde van bezoekersaantallen zowel absoluut als relatief een prominente plaats in. Slechts 20% van de Nederlandse musea ontvangen jaarlijks meer dan 25.000 bezoekers.
In haar schets van de museumactiviteiten staat Tiana Wilhelm ook stil bij de ontwikkelingen rond de huisvesting van de musea. Van de drie voorliggende alternatieven, het oorspronkelijke plan, de renovatie van de bestaande musea en het plan rond de voormalige huisvesting van de SSR aan het ’s Gravenhof, acht zij dit laatste het meest kansrijke. Op korte termijn is een definitieve besluitvorming door de gemeenteraad te verwachten.
Het jaar 2015 zal op het gebied van de te organiseren tentoonstellingen een moeilijk jaar worden omdat het voor de musea beschikbare budget al is gebaseerd op de situatie dat de nieuwe huisvesting met inbegrip van de daarmee te bereiken bezuinigingen is gerealiseerd. Het accent zal liggen op het benutten van de eigen collectie. Hierbij wordt gedacht aan een tentoonstelling van voorwerpen uit het depot van het Stedelijk Museum, uitgekozen door inwoners van Zutphen. De viering van het 40-jarig bestaan van het Museum Henriette Polak in 2015 zal ook niet ongemerkt voorbij mogen gaan. Aan de oprichtster van het museum zal een tentoonstelling worden gewijd. Daarnaast zullen veertig bekende Nederlanders worden uitgenodigd hun favoriete werken uit de collectie van dat museum te exposeren. Ook zijn er plannen voor een restauratieproject waarbij bezoekers kennis kunnen nemen van het restaureren van voorwerpen uit eigen depots.
Tenslotte bedankt Tiana Wilhelm haar collega’s voor het enthousiasme waarmee ze, ondanks de vaak moeilijke werkomstandigheden, hun werk doen. Ook de steun die de musea hebben ondervonden van de Vrienden en het bestuur van de vereniging wordt zeer gewaardeerd. Een bijzonder woord van waardering spreekt zij uit aan het adres van de ruim 100 vrijwilligers van de musea.
3. Verslag Algemene Ledenvergadering
Behandeld wordt het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 21 november 2013. Na wijziging op pagina 2 onder agendapunt 3 van het woord ‘Broederklooster’ in ‘Broederenklooster’ wordt het verslag ongewijzigd vastgesteld. De voorzitter dankt de heer Roosen, secretaris, voor de opstelling van het verslag
4. Jaarverslag
Behandeld wordt het jaarverslag van de Vrienden over het verenigingsjaar 2013/2014. De opsteller van het verslag, secretaris Hans Roosen, verduidelijkt dat zich 15 nieuwe leden hebben aangemeld, doch dat zich 30 leden hebben afgemeld. Ook het aantal vrijwilligers en de door hen bemenste werkgroepen is niet correct vermeld. Het gaat om 105 vrijwilligers en 10 werkgroepen. Het jaarverslag geeft verder geen aanleiding tot opmerkingen. De heer Roosen wordt dank gezegd voor de samenstelling ervan.
5. Jaarrekening 2013/2014 en begroting 2014/2015.
a. rekening en verantwoording
Op de hem bekende lichtvoetige wijze wordt door penningmeester Nikel Van Marle ter introductie van de behandeling van de jaarstukken ingegaan op de levenscyclus van musea en in het bijzondere van de Zutphense Musea, waarbij hij uiteindelijk de schelpenpoort op het ’s Gravenhof aanwijst als de ultieme locatie voor de beide Zutphense musea.
Vervolgens wordt de jaarrekening post voor post toegelicht en een beeld van de financiële situatie van de verenging geschetst. Aan contributie werd een bedrag van een kleine duizend euro minder geïnd dan in het vorig boekjaar als gevolg van het teruglopen van het aantal leden. Voor de met ‘PM’ aangeduide uitgavenposten was in een eerdere fase al gereserveerd. Hierbij is te denken aan de koopprijs van twee zilveren voorwerpen voor de collectie van het Stedelijk Museum. Uiteindelijk bedroeg het positieve resultaat over het boekjaar 2013/2014 een kleine 10.000 euro. Dit saldo komt ten goede aan het aankoopfonds dat per boekjaarultimo ruim € 120.000,-, bedraagt.
Er zijn vanuit de vergadering geen aanvullende vragen.
b. Verslag Kascommissie
Door het lid van de kascommissie, mevrouw T. Elhorst, wordt namens de commissie waardering uitgesproken voor de kwaliteit en de inrichting van de administratie. Geconstateerd is dat de inkomsten en uitgaven nauwkeurig zijn verantwoord, de balans een getrouw beeld geeft van de vermogenspositie op 30 september 2014 en dat de op de balans voorkomende bedragen aan liquide middelen in overeenstemming zijn met de banksaldi. Namens de kascommissie stelt zij de vergadering voor decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid en de jaarrekening 2013/2014 vast te stellen. Door de vergadering wordt aldus met algemene stemmen besloten.
c. Benoeming nieuw lid Kascommissie
Van de kascommissie is mevrouw T.Elhorst aftredend en niet herkiesbaar. Door de voorzitter wordt haar dank gezegd voor haar inspanningen. In haar plaats wordt met algemene stemmen tot lid van de kascommissie benoemd mevrouw R. Warmerdam. Zij maakt samen met de heer B.M.W. Vos deel uit van deze commissie.
d. Begroting 2014/2015 en voorstel tot verhoging van de contributie
Aan de orde wordt gesteld de begroting voor het verenigingsjaar 2014/2015.
Het bestuur verwacht geen bijzondere ontwikkelingen die van invloed zullen zijn op de hoogte van de inkomsten en uitgaven. Wel adviseert het bestuur in te stemmen met een verhoging van de contributie. Voorgesteld wordt de contributie met ingang van 1 januari 2015 te verhogen van € 17,50 tot € 19 en het duolidmaatschap van € 25 tot € 27,50. Hierbij is overwogen dat het activiteitenniveau van de vereniging in de voorbije jaren aanzienlijk is gestegen en dat te verwachten is dat bij de realisering van de nieuwe huisvesting een beroep op de middelen van de vereniging zal worden gedaan. Vanuit de vergadering wordt voorgesteld de contributie te verhogen tot € 20,-. Dit voorstel wordt door de vergadering overgenomen. Aldus wordt besloten. Vervolgens ontwikkelt zich een discussie over de rechtvaardiging van het dualisme in de contributievaststelling waar de contributie bij een duolidmaatschap voor zo’n lid aanzienlijk lager ligt dan de contributie voor één persoon. Ook is een kanttekening op zijn plaats voor de verhullende wijze waarop dit voorstel is gedaan. Door de voorzitter worden deze bezwaren erkend, al was het zeker niet de bedoeling van het bestuur de vergadering met dit voorstel te ‘overvallen’. Het besluit de contributie te verhogen is genomen; wel zullen deze bezwaren worden meegenomen bij de volgende contributieverhoging.
De begroting geeft verder geen aanleiding tot opmerkingen en wordt door de vergadering goedgekeurd met inbegrip van de gevolgen van de zojuist goedgekeurde extra aanpassing van de contributieverhoging.
6. Aftreden/benoeming bestuurslid
Aftredend en herbenoembaar zijn de bestuursleden Jacqueline van Overbeek de Meyer en Hans Meininger. Zij zijn beiden bereid een herbenoeming te aanvaarden. Er zijn geen tegenkandidaten ingediend. Het bestuur stelt de vergadering voor hen opnieuw te benoemen, hetgeen bij acclamatie gebeurt.
De penningmeester Nikel van Marle heeft de wens te kennen gegeven zijn lidmaatschap van het bestuur na 18 jaar neer te leggen. In zijn vacature wordt voorgedragen Pieter van der Ploeg, lid van de vereniging. Zijn CV maakt onderdeel uit van de agendastukken. Zijn benoeming vindt bij acclamatie plaats.
Door de voorzitter wordt stilgestaan bij het aftreden van Nikel van Marle. Hij schetst hem als een betrokken bestuurder en een voortreffelijk penningmeester die op een geheel eigen wijze de wat dorre materie van de financiële stukken wist te presenteren. In kleine kring zal nog afscheid van hem worden genomen. Met een warm applaus onderstreept de vergadering dit dankwoord.
7. Rondvraag
a. cursussen
Door bestuurslid Hans Meininger wordt aandacht gevraagd voor de door de vereniging gefaciliteerde cursussen en lezingen die vanaf januari 2015 worden gegeven. De brochures van de Vrije Academie en Helikon zijn beschikbaar.
b. contributie
Vanuit de vergadering wordt deze aangelegenheid opnieuw aan de orde gesteld. Vraagtekens worden geplaatst bij de rechtvaardiging van het verschil in de hoogte van de contributie tussen het basislidmaatschap en het duolidmaatschap. Vanuit het bestuur wordt toegelicht dat veel museale vriendenverenigingen dit systeem kennen. Het verschil dateert uit de tijd toen er in z’n algemeenheid nog sprake was van alleenverdieners. Het duolidmaatschap werd als een ‘lokkertje’ gezien om een tweede lidmaatschap per echtpaar aan te schaffen. Argumentatie was ook dat de kostenbelading (drukwerk, portokosten e.d.) van een duolidmaatschap gelijk was aan de kosten voor één lidmaatschap. Erkend wordt dat dit laatste argument bij gebruikmaking van de moderne communicatiemiddelen, zoals e-mail e.d. geen opgeld meer doet. Het bestuur zal zich in de komende tijd beraden over deze aangelegenheid.
c. cultuurhistorisch platform
Vanuit de vergadering wordt met instemming kennis genomen van de oprichting van dit platform. Ook deelname van organisaties buiten de gemeente Zutphen wordt bepleit. In reactie hierop merkt de voorzitter op dat dit zeker op de wat langere termijn in de bedoeling ligt. De aandacht gaat nu primair uit naar een maximale participatie door Zutphense organisaties.
8. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen. Hij nodigt de leden uit ook de op deze vergadering volgende feestelijke bijeenkomst waarin de eigen website zal worden gelanceerd en de Vriendenprijs zal worden uitgereikt, bij te wonen.
Na afloop van deze vergadering is in een feestelijke sfeer de Vriendenprijs 2014 uitgereikt aan Wim van der Meij.
U kunt hier doorklikken naar de relevante onderdelen van de agenda
* het concept verslag van de ALV van 21 november 2013
* het jaarverslag 2013-2014
* de jaarrekening 2013-2014 (incl de begroting), de toelichting en het voorstel tot verhoging van de contributie
* het CV van Pieter van der Ploeg