Locatie: Auditorium het Hof van Heeckeren

1. Opening
   Voorzitter Hans Roosen opent de vergadering en heet de ruim 40  aanwezigen van harte welkom in het auditorium van het Hof van Heeckeren. Hij heeft twee heugelijke mededelingen. Allereerst is het zelfportret van Willem den Ouden recent op verzoek van de Musea Zutphen door de Vereniging Vrienden Musea Zutphen aangekocht. Dit schilderij was langdurig in bruikleen bij de Musea Zutphen en is bij Vrienden zeer geliefd. De andere mededeling is dat de magische grens van 700 Vrienden is bereikt.

   Het afgelopen jaar was een roerig jaar met de heropening van Musea Zutphen op de nieuwe locatie, het prachtig gerestaureerde Hof van Heeckeren. Ook de verzelfstandiging van de Musea Zutphen ingaande 1 januari 2018 is een gedenkwaardig feit. De voorzitter complimenteert directie en medewerkers van de Musea Zutphen voor het verrichte werk en de uitstekende resultaten. Bewijs hiervan is het hoge aantal bezoekers van ruim 51.000 dat vanaf 13 mei 2017 de Musea Zutphen bezocht heeft. De aanwezigen laten hun waardering blijken met een hartelijk applaus.

   Hans Roosen citeert uit een oude notarisakte uit 1980 en herinnert de aanwezigen aan het primaire doel van het lidmaatschap van de Vrienden, het financieel ondersteunen van de Musea Zutphen.

   In het verstreken verenigingsjaar is het schilderij Landschap Auvergnevan Otto de Kat aangekocht en in bruikleen gegeven aan de Musea.

2. Verslag Algemene Ledenvergadering
   Behandeld wordt het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 24 mei 2017. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

3. Jaarverslag
   Behandeld wordt het jaarverslag van de Vereniging Vrienden Musea Zutphen over het verenigingsjaar 2017. Het jaarverslag geeft geen aanleiding tot opmerkingen. Secretaris Helga van den Enk wordt bedankt voor de samenstelling van het jaarverslag.

4. Korte schets door Tiana Wilhelm, directeur van de Musea Zutphen, over het reilen en zeilen van de Musea in het afgelopen verenigingsjaar en de plannen voor de nabije toekomst.
   Tiana Wilhelm wijst de aanwezigen erop dat de collectie van de Musea Zutphen mooi is en de Musea in een prachtig pand zitten maar dat zowel het pand als de personele organisatie relatief klein zijn. Daarom moeten alle zeilen bijgezet worden. De steun van de vele vrijwilligers en van de Vrienden helpt hierbij. Denk hierbij aan het surveilleren bij de tentoonstelling Lage Landen.

   Alle ingrediënten zijn op het ’s Gravenhof aanwezig om er een culinaire en culturele hotspot van te maken. De Musea Zutphen krijgen door de verzelfstandiging de kans om in cultureel ondernemerschap te groeien. De samenwerking met het Hampshire hotel, die culturele arrangementen aanbiedt, vormt hier een mooi voorbeeld van.

   De directeur is er trots op dat er bij de afrekening met de gemeente Zutphen een batig saldo was. Ondanks alle extra activiteiten is het gelukt binnen de begroting te blijven.

   Tot slot roept Tiana Wilhelm de Vrienden van harte op om feedback te geven en te blijven geven over de Musea Zutphen.

5. Rekening en verantwoording over het boekjaar 2017 van penningmeester Jan-Pieter Willeumier.Deze geeft toelichting ondersteund door een door hem gemaakte PowerPointpresentatie.

1. Rekening en verantwoording
   Voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken wordt door penningmeester Jan-Pieter Willeumier ingegaan op aankoop van een schilderij van Otto B. de Kat. Tevens is gememoreerd de recente toezegging tot aankoop van een zelfportret van Willem den Ouden. Deze activiteiten liggen in de lijn van de statutaire doelomschrijving van de vereniging, te weten het bieden van ondersteuning van de Musea Zutphen onder meer bij het aankopen van museale objecten.

   De penningmeester gaat in op twee suggesties van de ALV 2017 n.l. vermindering van het aantal bankrekeningen en een tweede vermogensrekening bij een andere bank in verband met overschrijding van € 100k. De twee bestuursrekeningen zullen voor een overzichtelijk financiële huishouding gehandhaafd blijven: een rekening voor lopende zaken en een inzake rekening voor de contributiegelden. Daarnaast is de overschrijding niet meer aan de orde door de aanschaf van het zelfportret van Willem den Ouden begin 2018.

   Vervolgens licht hij de jaarcijfers toe. Het overzicht en toelichting is te vinden in “Financieel jaarverslag over het verenigingsjaar, 1 januari 2017-31 december 2017”. De toename van contributiegelden compenseert de afname van bankrente tgv het terugstorten naar de Musea van Gelden in beheer en lage rentestand. In verband met de lage kosten van het auditorium zijn kosten “jaarvergadering” gevat onder “verenigingskosten” (voorheen “secretariaat en administratie”).

1. Verslag Kascommissie
   Door het lid van de kascommissie, de heer Wim Groot, wordt waardering uitgesproken naar de penningmeester voor de kwaliteit en de inrichting van de administratie. Zijn medelid, de heer Bert Arends, was helaas ziek. De kascommissie heeft geconstateerd dat de inkomsten en uitgaven nauwkeurig zijn verantwoord, de balans een correct beeld geeft van de vermogenspositie op 31 december 2017 en dat de stukken een getrouw beeld geven van het handelen van het bestuur en de toestand van de vereniging. Namens de kascommissie stelt hij de vergadering voor decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde beleid in het verenigingsjaar 2017. Door de vergadering wordt aldus met algemene stemmen besloten.

1. Goedkeuring jaarrekening en decharge bestuur. Onder grote waardering voor het werk en de uitleg van de penningmeester wordt de jaarrekening goedgekeurd en aan het bestuur decharge verleend.

1. Begroting 2018
   Aan de orde wordt gesteld de begroting voor het verenigingsjaar 2018.  Door contributieverhoging en aanwas van leden zijn de inkomsten verhoogd. In de aankoop van een zelfportret van Willem den Ouden is voorzien. De Vriendenbank wordt in 2018 betaald. Verenigingskosten zijn verhoogd in verband met de nu te betalen porti op brieven en uitnodigingen. Nieuw zijn kosten ten aanzien van PR-activiteiten. De begroting geeft verder geen aanleiding tot opmerkingen en wordt door de vergadering goedgekeurd.

1. Benoeming nieuw lid Kascommissie
   Van de kascommissie is de heer Groot aftredend en niet herkiesbaar. Door de voorzitter wordt hem dank gezegd voor zijn inspanningen. In zijn plaats wordt met algemene stemmen tot lid van de kascommissie benoemd de heer Kees Courrech Staal. Hij maakt met ingang van heden samen met de heer Bert Arends deel uit van deze commissie.  De heer Frank ter Borg geeft aan dat hij in 2019 graag lid wil worden van de kascommissie.

6 . Benoeming bestuursleden
Bestuursleden Hans Roosen en Jacqueline van Overbeek de Meyer leggen hun functie in deze vergadering neer in verband met het beëindigen van de statutair bepaalde maximale zittingsperiode. In de ontstane vacatures zijn kandidaat gesteld Jolien Plantinga en Johanna Prick. Jolien Plantinga is helaas ziek en de voorzitter citeert uit haar brief over de motieven zich kandidaat te stellen. Johanna Prick stelt zich als kandidaat-bestuurslid voor en gaat in op haar motieven zich kandidaat te stellen. De voorzitter constateert dat er geen tegenkandidaten zijn gesteld. De twee kandidaten worden bij acclamatie benoemd.  De voorzitter deelt mee dat na afloop van deze vergadering het bestuur de diverse functies zal verdelen.

Dan neemt de voorzitter afscheid van plaatsvervangend voorzitter Jacqueline van Overbeek de Meyer. Zij is ruim 12,5 jaar lid van het bestuur geweest. In die jaren heeft het bestuur geregeld gebruik kunnen maken van haar kwaliteiten als juriste. Na waarderende woorden overhandigt de voorzitter een bos bloemen en krijgt zij een hartelijk applaus van de aanwezige Vrienden.

Op zijn beurt wordt Hans Roosen toegesproken door bestuurslid Hans Meininger die de voorzitter aimabel, hulpvaardig en nauwgezet noemt. Er is in de weemoed van het afscheid één pluspuntje te noemen namelijk dat er na vanavond nog maar twee Hansen in het bestuur zitten.

7. Rondvraag
   Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag.

8. Sluiting formele deel
   De voorzitter sluit de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen. Hij kondigt aan dat de avond zal worden afgesloten met een lezing van Christiaan ter Strake, conservator bij de Musea Zutphen, over onze plaatselijke held Sir Philip Sydney. Christiaan valt in voor Hendrik Haafkens, programmamanager Erfgoed gemeente Zutphen.