Verslag van de Buitengewone Ledenvergadering van 28 september 2016.
Locatie: Witte Vleugel van het oude Stadhuis te Zutphen
1. Opening
De voorzitter, de heer Cor Witbraad, opent de buitengewone ledenvergadering en constateert dat deze vergadering met inachtneming van de statutaire termijnen is bijeengeroepen en dat de agendastukken tijdig ter kennis van de leden zijn gebracht. Voorts stelt hij vast dat in deze vergadering 16 leden aanwezig zijn. Er kunnen derhalve rechtsgeldige besluiten worden genomen.
2. Verslag buitengewone leden vergadering d.d. 13 september 2016
De voorzitter stelt dit verslag aan de orde. Vanuit de vergadering wordt opgemerkt dat in de rondvraag ook aandacht is gevraagd voor het gebruikmaken van volmachten bij het bijeenroepen van ledenvergaderingen. Voorts wordt er op gewezen dat in de rondvraag niet is gesproken over de cultuurnota van de gemeente, doch over de cultuuragenda. Met inachtneming van vorenstaande opmerkingen wordt het verslag goedgekeurd.
3. Wijziging statuten Vereniging van Vrienden van de Stedelijke Musea te Zutphen
De voorzitter geeft de belangrijkste voorgenomen wijzigingen van de huidige statuten aan, zijnde de naamswijziging in Vereniging Vrienden Musea Zutphen (was Vrienden van de Stedelijke Musea te Zutphen), de minimale omvang van het bestuur van vijf leden (was zeven leden), de zittingsduur van de bestuursleden tot maximaal acht jaar (was onbeperkt) en het laten samenvallen van het verenigingsjaar met het kalenderjaar. Dit laatste impliceert dat het lopende verenigingsjaar na goedkeuring van de statuten wordt verlengd tot 31 december 2016. Ook maakt hij melding van een overgangsregeling die het zittende bestuursleden mogelijk maakt hun zittingstermijn vol te maken, ook als de maximale termijn van acht jaar daardoor wordt overschreden. Tenslotte licht hij toe dat in de nieuwe statuten een regeling is opgenomen inhoudende dat de penningmeester voor betalingen boven een bepaald bedrag (door het bestuur bepaald op € 5.000,-) de medewerking nodig heeft van een tweede bestuurslid.
Vervolgens stelt de voorzitter stelt het voorstel tot wijziging van de statuten van de vereniging aan de orde. Hij constateert dat in de vergadering van 13 september 2016 het vereiste quorum ontbrak zodat geen besluiten konden worden genomen met betrekking tot wijziging van de statuten. Dit quorumvereiste geldt niet voor deze vergadering. Voor een besluit tot wijziging van de statuten volstaat de meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
Hij brengt het voorstel in stemming en stelt vast dat het voorstel met algemene stemmen wordt goedgekeurd.
4. Rondvraag
Tijdens de rondvraag wordt vanuit de vergadering aandacht gevraagd voor de zwarttint van letters in de website van de vereniging. Ook wordt geconstateerd dat het ledental van de vereniging weliswaar stabiliseert, maar zonder aanvullende activiteiten dreigt terug te lopen. Ook wordt gepleit voor een hechtere samenwerking tussen Zutphense organisaties die zich inzetten voor culturele activiteiten. Deze samenwerking zou wellicht kunnen leiden tot korting op bepaalde activiteiten. Dit laatste wordt betwijfeld.
5. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen.
Verslag van de Buitengewone Ledenvergadering van 13 september 2016
Locatie: Witte Vleugel van het oude Stadhuis te Zutphen
- Opening
De voorzitter, de heer Cor Witbraad, opent de buitengewone ledenvergadering en constateert dat deze vergadering met inachtneming van de statutaire termijnen is bijeengeroepen. Voorts stelt hij vast dat in deze vergadering 20 leden aanwezig zijn, hetgeen betekent dat het vereiste quorum ontbreekt en dat derhalve in deze vergadering geen besluit tot wijziging van de statuten kan worden genomen. Een tweede vergadering is vereist waarbij de quorumverplichting ontbreekt. Deze vergadering zal plaatsvinden op woensdag 28 september 2016.
- Voorstel tot wijziging van de statuten
De voorzitter geeft de belangrijkste voorgenomen wijzigingen van de huidige statuten aan, zijnde de naamswijziging in Vereniging Vrienden Musea Zutphen (was Vrienden van de Stedelijke Musea te Zutphen), de minimale omvang van het bestuur van vijf leden (was zeven leden), de zittingsduur van de bestuursleden tot maximaal acht jaar (was onbeperkt) en het laten samenvallen van het verenigingsjaar met het kalenderjaar. Dit laatste impliceert dat het lopende verenigingsjaar na goedkeuring van de statuten wordt verlengd tot 31 december 2016. Ook maakt hij melding van een overgangsregeling die het zittende bestuursleden mogelijk maakt hun zittingstermijn vol te maken, ook als de maximale termijn van acht jaar daardoor wordt overschreden.
Vanuit de vergadering wordt met instemming kennis genomen van de enigszins aangepast doel- en middelenomschrijving in de artikelen 3 en 4 van de nieuwe statuten. Hierbij is nadrukkelijk ruimte gecreëerd voor educatieve initiatieven ten behoeve van de jeugd. Ook wordt het een goede zaak geacht dat het vier-ogen-principe daar waar mogelijk ook statutair is geregeld. Dit geldt met name voor de penningmeester die bij een overboeking boven een bepaald bedrag de handtekening van een tweede bestuurslid nodig heeft en de bepaling dat de voorzitter en secretaris tezamen de vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigen.
Vanuit de vergadering worden geen voorstellen gedaan tot wijziging van de conceptstatuten.
- Rondvraag
Tijdens de rondvraag wordt ingegaan op de Vriendenactiviteiten gedurende het najaar van 2016 en begin 2017. Ook wordt toegelicht welke cursussen in de komende weken plaats zullen vinden. Een en ander zal worden gecommuniceerd in een op korte termijn te verschijnen Vriendenbulletin.
Vanuit de vergadering wordt gepleit voor een constructieve samenwerking met museum More in Gorssel en in een latere fase Ruurlo. De synergie die hiermee kan worden bereikt werkt ook in het voordeel van Zutphen en de musea Zutphen. Voorts wordt vanuit de vergadering het belang onderstreept van de burgerinspraak op de Cultuurnota van de gemeente.
- Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen.