Verslag van de Algemene Ledenvergadering van 24 mei 2017.

Locatie: Auditorium het Hof van Heeckeren

1. Opening

Voorzitter Cor Witbraad opent de vergadering en heet de ruim 80 aanwezigen van harte welkom in het auditorium van het Hof van Heeckeren. Het bestuur is verheugd dat de werkzaamheden rond de nieuwe huisvesting van de Musea hebben geresulteerd in een prachtig museumgebouw. De hoge opkomst voor deze vergadering bewijst de betrokkenheid van de Vrienden bij hun museum. Het ledenaantal van de vereniging is de afgelopen weken fors gestegen, een plezierig gevolg van alle activiteiten rond de nieuwbouw en van de acties die in dat kader door het bestuur zijn ondernomen. De magische grens van 700 leden komt dichterbij. Hierbij moet overigens wel worden opgemerkt dat de gemiddelde leeftijd van de Vrienden aan de hoge kant is.

In het bijzonder heet hij bestuurslid Hélène Bierhoff welkom die in deze vergadering terugtreedt als bestuurslid. Gedurende enkele jaren organiseerde zij de Vriendenexcursies.
Onder verwijzing naar het jaarverslag van de secretaris dat tijdens deze vergadering wordt behandeld, memoreert hij in het kort enkele belangrijke ontwikkelingen in het voorbije verenigingsjaar en gaat daarbij dieper in op de activiteiten van de Vrienden gedurende de periode dat beide musea gesloten waren. In 2016 zijn de statuten gewijzigd waardoor onder meer het verenigingsjaar samenvalt met het kalenderjaar en de gebruikelijke naamgeving van de vereniging – Vereniging Vrienden Musea Zutphen – ook statutair is vastgelegd.

De voorzitter geeft een korte toelichting op de mutaties binnen het bestuur. Door het tussentijds terugtreden van twee bestuursleden, waaronder de penningmeester, en het aftreden van twee bestuursleden tijdens deze vergadering zijn vier vacatures ontstaan die in deze vergadering kunnen worden vervuld. Hij dankt bestuurslid Hans Meininger voor zijn bereidheid tijdelijk de functie van penningmeester op zich te nemen, daarbij ondersteund door Jan-Pieter Willeumier, de beoogde nieuwe penningmeester.

In het verstreken verenigingsjaar zijn enkele kunstvoorwerpen aangekocht en in bruikleen gegeven aan de musea.
Voor hun inspanningen bij de realisering van de nieuwe huisvesting spreekt hij waarderende woorden uit aan het adres van directie, medewerkers en vrijwilligers van de musea.

2. a. Verslag Algemene Ledenvergadering

Behandeld wordt het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 19 november 2015. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. De voorzitter dankt Hans Roosen, secretaris, voor de opstelling van het verslag.

2. b. Verslag Buitengewone Algemene Ledenvergadering

Behandeld wordt het verslag van de Buitengewone Algemene Ledenvergadering van 28 september 2016. Toegelicht wordt dat deze vergadering was belegd in het kader van de wijziging van de statuten. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

3. Jaarverslag

Behandeld wordt het jaarverslag van de Vereniging Vrienden Musea Zutphen over het verenigingsjaar 2015/2016, Dit verslag heeft betrekking op de periode 1 oktober 2015 tot en met 31 december 2016.
Het jaarverslag geeft geen aanleiding tot opmerkingen. Wel wordt er op gewezen dat halverwege pagina 5 ‘tenslotte’ dient te worden gewijzigd in ‘ten slotte’. Hans Roosen wordt dank gezegd voor de samenstelling van het jaarverslag.

4. Jaarrekening 2015/2016 en begroting 2017

a. Rekening en verantwoording

Voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken wordt door penningmeester Hans Meininger ingegaan op recente aankopen van kunstvoorwerpen en op de restauratie van een staand horloge van de Zutphense klokkenmaker Ruempol. Deze activiteiten liggen in de lijn van de statutaire doelomschrijving van de vereniging, te weten het bieden van ondersteuning van de musea onder meer bij het aankopen en het restaureren van museale objecten.

Vervolgens licht hij de jaarcijfers toe. Mede naar aanleiding van een opmerking vanuit de vergadering blijkt bij het resultaat over het afgesloten boekjaar een ‘minteken’ te zijn weggevallen. Het boekjaar is afgesloten met een negatief resultaat van € 2.034.
Hij licht toe dat de middelen uit het Educatiefonds en uit de post ‘Gelden in Beheer’ in dit boekjaar zijn uitgekeerd aan de musea. Het gaat om bedragen die bestemd waren voor de musea en in het kader van de realisering van het Hof van Heeckeren konden worden aangewend voor educatief materiaal en voor de inrichting van de musea.

Vanuit de vergadering wordt opgemerkte dat de omschrijving van de samenstelling van het Aankoopfonds niet overeenkomt met de omvang van dit fonds. Toegezegd wordt dat dit zal worden gecorrigeerd. Ook wordt er op gewezen dat het raadzaam lijkt een deel van het vermogen van de vereniging bij een andere bank onder te brengen om gebruik te kunnen maken van het depositogarantiestelsel van de Nederlandse banken indien de huisbank failliet zou gaan.

Naar aanleiding van een desbetreffende vraag merkt de penningmeester op dat alle kosten van de Vriendenbank door het bestuur bewust niet ten laste van het verenigingsvermogen zijn gebracht. Dit is immers primair bestemd voor aankopen van kunstwerken ten behoeve van de musea. Daarom is besloten deze aankoop mogelijk te maken door giften van individuele leden. Wel zijn deze giften verdubbeld ten laste van het vermogen.

b. Verslag Kascommissie

Door het lid van de kascommissie, mevrouw Warmerdam, wordt namens de commissie waardering uitgesproken voor de kwaliteit en de inrichting van de administratie, zeker in het licht van de onverwachte tussentijdse mutatie in het penningmeesterschap. De kascommissie heeft geconstateerd dat de inkomsten en uitgaven nauwkeurig zijn verantwoord, de balans een correct beeld geeft van de vermogenspositie op 31 december 2016 en dat de stukken een getrouw beeld geven van het handelen van het bestuur en de toestand van de vereniging. Namens de kascommissie stelt zij de vergadering voor decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde beleid in het verenigingsjaar van 1 oktober 2015 tot en met 31 december 2016. Door de vergadering wordt aldus met algemene stemmen besloten.

c. Benoeming nieuw lid Kascommissie

Van de kascommissie is mevrouw R. Warmerdam aftredend en niet herkiesbaar. Door de voorzitter wordt haar dank gezegd voor haar inspanningen. In haar plaats wordt met algemene stemmen tot lid van de kascommissie benoemd de heer A.A. Arends. Hij maakt met ingang van heden samen met de heer W. Groot deel uit van deze commissie.

d. Begroting 2017

Aan de orde wordt gesteld de begroting voor het verenigingsjaar 2017.
Het bestuur verwacht geen bijzondere ontwikkelingen die van invloed zullen zijn op de hoogte van de inkomsten en uitgaven. Begroot is een overschot ten bedrage van een kleine € 2.000. Door de penningmeester wordt desgevraagd toegelicht dat getracht zal worden het aantal (spaar)rekeningen van de vereniging terug te brengen.
De begroting geeft verder geen aanleiding tot opmerkingen en wordt door de vergadering goedgekeurd.

5. Voorstel tot verhoging contributie per 1 januari 2018

Aan de orde is een voorstel de jaarlijkse contributie met ingang van 1 januari 2018 te verhogen van € 19,- tot € 22,50 en de contributie voor het duolidmaatschap van € 27,50 tot € 32,50. Vanuit de vergadering worden kanttekeningen geplaatst bij het verschil tussen beide contributievormen, waarbij het duolidmaatschap per lid voordeliger is. Door de voorzitter wordt dit probleem onderkend. Ook bij een vorige verhoging is deze kwestie aan de orde gesteld. Het bestuur hecht echter waarde aan het handhaven van het duolidmaatschap omdat het risico bestaat dat bij het schrappen van dit onderscheid het aantal leden dat bereid is de ‘mono’ contributie te betalen, drastisch zal dalen. Bovendien is de tarifering zodanig aangepast dat het financiële voordeel voor een duolidmaatschap per lid nu minder is geworden. Hij wijst in dit verband ook op andere (Vrienden)verenigingen die een vergelijkbaar onderscheid in tarieven hanteren.

Met één tegenstem besluit de vergadering in te stemmen met de contributieverhoging per 1 januari 2018.

6. Benoeming bestuursleden

Bestuursleden Hélène Bierhoff en Cor Witbraad hebben besloten hun functie in deze vergadering neer te leggen in verband met gezondheidsproblemen respectievelijk het beëindigen van zijn zittingsperiode. In het verstreken verenigingsjaar hebben de bestuursleden Carel Gaaf en Pieter van der Ploeg hun functie tussentijds neergelegd. In de aldus ontstane vacatures zijn kandidaat gesteld Helga van den Enk, Marieke Gitz, Jan-Pieter Willeumier en Hans la Rose. Deze kandidaat-bestuursleden stellen zich voor en gaan in op hun motieven zich kandidaat te stellen.

De voorzitter constateert dat er geen tegenkandidaten zijn gesteld. De vier kandidaten worden bij acclamatie benoemd.
De voorzitter deelt mee dat na afloop van deze vergadering het bestuur de diverse functies zal verdelen. Het voornemen bestaat Hans Roosen te benoemen tot voorzitter, Helga van den Enk tot secretaris en Jan-Pieter Willeumier tot penningmeester. Hans Meininger zal aftreden als penningmeester.

Tenslotte neemt de voorzitter afscheid van Hélène Bierhoff. Hij spreekt waarderende woorden aan haar adres uit en memoreert het succes van de vele door haar georganiseerde Vriendenexcursies. Zijn waarderende woorden gaan vergezeld van een bloemenhulde en een applaus door de vergadering.

7. Rondvraag

a. afscheid
In de vorm van een interview leidt Hans Roosen de afscheidnemende voorzitter nog even terug naar zijn motieven om negen jaar geleden bestuurder van de Vrienden te worden. Ook wordt hem gevraagd naar de hoogtepunten en teleurstellingen tijdens deze periode. Een van de hoogtepunten is in de ogen van de afscheid nemende voorzitter zeker de realisering van de het Hof van Heeckeren na het teleurstellende verloop van het Broederenkloosterproject. Hij is verheugd over de op handen zijnde verzelfstandiging van de musea, waarvan hij steeds een warm voorstander is geweest. Het interview eindigt met een warm applaus voor de afscheidnemende voorzitter. Vervolgens weet directeur Tiana Wilhelm in haar dankwoord opnieuw een applaus aan de aanwezigen te ontlokken. In kleine kring zal nog afscheid worden genomen van Cor Witbraad en Hélène Bierhoff.

b. Zichtbaarheid Hof van Heeckeren
Vanuit de vergadering wordt ervoor gepleit de zichtbaarheid van de musea te verbeteren door bijvoorbeeld banners bij het Schelpenpoortje te plaatsen. Directeur Tiana Wilhelm stelt dat de aankleding van het ’s Gravenhof nog veel aandacht zal krijgen en dat daarin de zichtbaarheid van het Schelpenpoortje zeker een rol speelt.

c. Cursussen
Door bestuurslid Hans Meininger wordt een kort exposé gegeven van het cursusaanbod voor de Vrienden. Op korte termijn zal het overzicht ook worden vermeld op de website van de Vrienden.

d. Zutphanologen in het bestuur
Vanuit de vergadering wordt met tevredenheid vastgesteld dat van de vier nieuwe bestuursleden zich er maar liefst drie mogen tooien met de titel Zutphanoloog.

e. Oproep vrijwilligers
Door een lid van de vereniging, tevens gastvrouw bij de musea, wordt een beroep gedaan op de aanwezigen zich beschikbaar te stellen voor de boeiende functie van gastvrouw/-heer.

f. Vriendenbank
Er wordt kritiek geuit op de door de Vrienden aangeschafte Vriendenbank. Die teleurstelling heeft zowel betrekking op het ontwerp als op het zitcomfort. Door de voorzitter wordt begrip getoond voor deze kritiek. Met LoLa landschapsarchitecten, betrokken bij het ontwerp, vinden gesprekken plaats over de uitvoering en de locatie van de bank. In dat verband is ook besloten de Vriendenbank thans nog niet officieel in gebruik te nemen. Dit was aanvankelijk wel de bedoeling.

7. Sluiting

Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen.
Hij kondigt aan dat aansluitend aan deze vergadering door Wim van der Meij, winnaar van de Vriendenprijs 2015, aan het museum een gebundelde verzameling etsen en gedichten aan de Vrienden zal worden aangeboden. De Vrienden zullen deze bundel onmiddellijk doorschenken aan de musea voor de eigen bibliotheek. De verzameling is samen met de dichter Tim Pardijs gemaakt en draagt als titel ‘Onder het prikkeldraad door’. De uitgave is gedeeltelijk gefinancierd met het bij de Vriendenprijs behorende geldbedrag. De avond zal worden afgesloten door emeritus hoogleraar Peter Hecht. Zijn lezing draagt als titel: Het museum en de stad: waar doen we het voor.