Beknopt conceptverslag van de Algemene Ledenvergadering van 12 maart 2019

Locatie: Auditorium het Hof van Heeckeren  

Opening wordt verricht door voorzitter Hans Meininger die het dagelijks bestuur van de Vereniging aan de ruim 40 aanwezige leden voorstelt. Hij memoreert dat het de 56^ealgemene ledenvergadering van de Vereniging Vrienden Musea Zutphen is.

1. Vaststelling verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 1 maart 2018

2. a. Jaarverslag 2018 van secretaris Helga van den Enk
De secretaris meldt dat het aantal leden op 31 december 2018 690 bedroeg waarbij we een relatief beperkte terugloop van 19 leden constateren, te weten 50 nieuwe leden erbij en 69 leden eraf. 

Naast de gebruikelijke activiteiten is de Vriendenprijs aan Henk Bouwman uitgereikt, heeft samenwerking met andere Vriendenverenigingen vorm gekregen en zijn aangekochte kunstwerken periode 2015-2018 overgedragen. Aankopen zijn het zelfportret van Willem den Ouden en het gezicht op Zutphen met de watermolens langs de Berkel van Eduard Alexander Hilverdink. 

Verder hebben voorzitter Hans Roosen en bestuurslid Jacqueline van Overbeek de Meyer afscheid genomen en zijn Johanna Prick en Jolien Planting nieuwe bestuursleden toegetreden. Tot slot complimenten voor directeur, medewerkers en vrijwilligers van de Musea Zutphen die een beduidend hoger bezoekersaantal dan voorheen wisten te verwerken.

Uitgelegd wordt dat de gemeente Zutphen het eigendom van de door de Vrienden aangekochte kunstwerken heeft gekregen en de Musea Zutphen het gebruik ervan (inclusief onderhoud e.d.). De Musea zijn ‘schatbewaarder’. Bij deze werkwijze worden de Museale richtlijnen (LAMO – leidraad afstoting museale objecten) gevolgd. Dit geldt eveneens voor de kerncollectie Henriëtte Polak. Er wordt nog gewerkt aan een overzicht van bruikleen vanaf 1962 om alles op orde te krijgen. 

b. Herverkiezing Marieke Gitz en Hans la Rose
Volgens de statuten zijn deze bestuursleden, die twee jaar geleden gekozen zijn, herkiesbaar voor een periode van vier jaar. De vergadering bijeen gaat akkoord  met het op de agenda zetten van dit punt en gaat tevens akkoord met de herverkiezing van Marieke Gitz en Hans la Rose voor den duur van 4 jaar.

3. a. Rekening en verantwoording over het boekjaar 2018 van penningmeester Jan-Pieter Willeumier
De penningmeester vermeldt dat het saldo van de vermogensspaarrekening nét boven de € 100.000,- ligt. Dit omdat 1 ton spaartegoed het maximale bedrag is dat in het kader van het depositogarantiestelsel gegarandeerd wordt.

Hij doet een oproep om e-mailadressen door te geven zodat de portokosten beperkt worden. De penningmeester legt uit hoe hij de contributie-inning uitvoert, n.l. incasso/factuur-herinnering-telefonisch contact. 

b. Verslag kascommissie
Bent Arends uit de kascommissie licht onderzoek en de goedkeurende verklaring toe. Hij benoemt als risico dat een nieuwe penningmeester moeilijk de huidige debiteurenadministratie over kan nemen. 

c. Goedkeuring jaarrekening en decharge bestuur wordt verleend.

d. Begroting 2019
De inkomsten uit contributie wordt iets lager ingeschat. Doordat meer Vrienden een machtiging geven, worden er minder kosten gemaakt. De rente wordt lager geschat vanwege lager vermogen en het lage rentetarief. De reservering voor de Vriendenprijs is iets verhoogd op basis van afgelopen ervaring. Dit geldt ook voor de ledenbijeenkomsten omdat de Musea kosten moeten rekenen voor zaalhuur en koffie/thee. De post PR is verhoogd om een nieuwe folder te ontwikkelen die beter aansluit bij de nieuwe huisstijl van de Musea Zutphen. Ook is rekening gehouden met een wervingsactie voor nieuwe leden. 

De post aankoop en restauratie is bewust een pm-bedrag maar sommige Vrienden zien daar graag een relatief hoog bedrag staan als ambitie. Tiana gaat hierop in en vertelt dat er ambitie is maar dat er ook veel schenkingen aangeboden worden zodat de Musea keuzes moet maken. 

e. Benoeming nieuw lid kascommissie
Bert Arends neemt afscheid als kascommissielid en Kees Courrech Staal blijft. Frank ter Borg volgt Bert op.

De discussie in de zaal na dit agendapunt luidt samengevat: bestuur schroom niet om grote  aankopen te doen en dan niet alleen schilderijen. Tiana is verheugd over de generositeit van de Vrienden. Zij gaat daar ambitieus én zorgvuldig mee om. Matching van financiële middelen is interessanter dan het volledige budget voor één of twee grote aankopen te gebruiken. Dit om te voorkomen dat het aankoopfonds uitgeput raakt, want het duurt vele jaren voordat het dan weer op niveau is. Hiernaast hebben de musea niet te klagen als het gaat om schenkingen. Ook in dat geval wordt een zorgvuldige afweging gemaakt. Het gaat immers niet om zoveel mogelijk te verwerven, maar om de collecties te versterken.

4. Korte schets door Tiana Wilhelm, directeur van de Musea Zutphen, over het reilen en zeilen van de musea in het afgelopen verenigingsjaar en de plannen voor de nabije toekomst.

Het aantal bezoekers is verdubbeld (van >30.000 naar > 60.000) in verhouding tot voor de verhuizing naar het Hof van Heeckeren. Het jaar begon fantastisch met de Rijksmuseumtentoonstelling Lage Landen en ook de tentoonstellingen daarna zijn goed ontvangen. Het was ook een uitdagend jaar, want in de vaste formatie kampten met een aantal langdurig zieken en wisselingen van de wacht. Mede dankzij de vrijwilligers bleef het toch mogelijk om het grote aantal bezoekers te bedienen.. In en rond het nieuwe pand worden nog enkeleis kinderziektes weggewerkt. 
Er is begin dit jaar een audit geweest van het Museumregister en de Musea Zutphen zijn daar goed uitgekomen. Het betekent dat de musea onder meer voldoen aan de eisen en richtlijnen die gesteld worden aan collectiebehoud en beheer en het fysiek en digitaal toegankelijk maken van de collecties. Beide collecties zijn digitaal doorzoekbaar, nu ook via het Erfgoed Portal, een samenwerkingsverband van de Musea met het Archief, Archeologie en Monumentenzorg. 

5. Rondvraag
Gevraagd wordt of de zaken rondom de fontein nog worden uitgewerkt. Om praktische redenen zijn sommige ideeën niet door gegaan. Samen met de monumentencommissie van de gemeente wordt overleg gepleegd welke aanpassingen mogelijk zijn om het Hof van Heeckeren en de museumtuin tot een nog aangenamere verblijfplek te maken. 
Ook over de bewegwijzering naar de Musea Zutphen wordt met de gemeente overleg gepleegd. 

Suggestie uit de zaal voor de Vrienden is om te flyeren bij de nieuwe bewoners van de Noorderhaven want daar zit de doelgroep van de Vrienden.

 6.   Sluiting ALV

Het programma wordt afgesloten door een lezing van Hendrik Haafkens gemeenteambtenaar Zutphen, programmamanager van het Zutphens erfgoed.